Het schrijven van een Request For Proposal (RFP) lijkt overweldigend, maar het is geen neurochirurgie. Een goede RFP maken, vergt veel oefening. Gelukkig heb je vaak zelf die expertise in huis. Desondanks is er, voor ieder goed RFP-voorbeeld, ook een slecht voorbeeld. Vage details, slechte schema’s, onrealistische verwachtingen, ze bestaan allemaal. 

Voor leerplatformen en Learning Management Systemen (LMS) zijn een aantal punten extra belangrijk. Houd er rekening mee dat een RFP per aanbesteding verschilt. Voor het schrijven van een goede RFP voor een LMS of leerplatform hebben wij de volgende tips:

1. Neem de tijd

Iedereen had liever gisteren de RFP eruit gestuurd dan vandaag. Vermijd deze drang in het geval van Software as a Service (SaaS) systemen als een LMS of leerplatform. Hou, bij het stellen van je deadline, rekening met het schrijven van de RFP. Door de tijd te nemen krijg je uiteindelijk niet alleen het beste product, maar moet je ook alvast nadenken over de manier van implementatie voor je organisatie. Door de tijd te nemen voor een RFP voor een LMS of leerplatform, krijg je inzicht in wat je al weet, wat je nog niet weet en andere details die je moet concretiseren voordat je klaar bent voor integratie.

2. Leer van anderen

Je bent waarschijnlijk niet de eerste die een SaaS-systeem voor je organisatie wil kopen. Leer van de andere RFP’s die je organisatie heeft gemaakt. Kom erachter wie ze heeft gemaakt, bel ze en loop de RFP met ze door. Let vooral op de vraag-en-probleemstelling, hoe ze aan specifieke vereisten zijn gekomen en hoe ze tot een definitieve lijst van vereisten kwamen.

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden – maar leer wel van ervaringen uit het verleden.

3. Ga vroeg en vaak in gesprek met relevante stakeholders

Veel organisaties willen een systeem aanbesteden en doen dit zonder anderen erbij te betrekken. De Decision Making Unit (DMU) moet echter altijd bestaan uit meer afdelingen dan alleen degene die het meeste voordeel van een LMS of leerplatform heeft (vaak is dit HR/L&D). Of het nu gaat over het gebruik, de implementatie of de support tijdens lancering.

Het is een uitdaging om stakeholders succesvol te managen. Iedereen wil zijn zegje doen. Zorg ervoor dat degene die hun zegje doen ook echt met het systeem te maken hebben.

Vaak is dit een combinatie van HR/L&D, IT en inkoop, maar afhankelijk van je organisatie kan Finance hier ook belang bij hebben. Deze DMU heeft ook sturing nodig, dus zorg ervoor dat een C-level persoon aan boord is. Vaak is dit de eindbeslisser.

“Het is een uitdaging om stakeholders succesvol te managen. Iedereen wil zijn zegje doen. Zorg ervoor dat degene die hun zegje doen ook echt met het systeem te maken hebben.”

4. Denk aan integratie

Een LMS of leerplatform kan een zelfstaand systeem zijn, of het kan integreren met andere systemen. Het is zonde om voor een zelfstaand systeem te gaan wanneer het ingewikkeld wordt door (vele) koppelingen. Denk na: wat heb ik nodig, wat hebben we nu wat ik kan hierbij kan gebruiken, en wat komen de eindgebruikers tegen. Je zal zien dat bepaalde koppeling die je als noodzakelijk ervaarde, ineens minder belangrijk zijn.

5. Gebruik beeldmateriaal

Denk aan diagrammen, bijlagen, plaatjes – alles dat je RFP duidelijker maakt. Vertel je visie, schrijf je RFP en begeleid je text met diagrammen, tabellen en flow charts. Hoe meer informatie je geeft, des te groter de kans dat je LMS of leerplatform bij jouw wensen aansluit. Jij bepaalt de context waarin het LMS of leerplatform straks opereert, dus de leverancier moet dit zo goed mogelijk begrijpen. Een duidelijk beeld van de risico’s en problemen mogen hierbij niet ontbreken.

6. Je kan niet alles weten

En dat is prima. Leveranciers snappen dat je niet alles begrijpt. Je kan niet altijd de allerkleinste detailvragen beantwoorden, die tijdens het procurement,- of implementatieproces naar voren komen. Wat een leverancier wel wilt, is een goed kader van verwachting. Dit kan je alleen realiseren door met je DMU in lijn te zitten en je organisatiebehoeftes in kaart te brengen. Deze informatie moet je vervolgens helder en duidelijk te presenteren. De leverancier moet kunnen inzien welke plaats het LMS of leerplatform in jouw organisatie moet innemen en hoe het moet worden gebruikt.

7. Schrijf in een team van twee

Een RFP schrijven kan prima alleen, maar twee hoofden zijn beter dan één. Vooral als dat tweede hoofd de rol van editor of technisch adviseur kan innemen. Zo zorg je niet alleen voor compleetheid van informatie, maar je krijgt meteen een ‘sanity check’ door het extra paar ogen op je werk.

8. Praat met inkoop

Dit is meestal geen probleem. In het geval van een LMS of leerplatform is inkoop vaak een kernlid van de DMU. De cursusadministratie, facturatie en supplier management zijn vaak pijnpunten van inkoop waarvoor het LMS of leerplatform een oplossing moet bieden. Zorg ervoor dat ze vanaf het begin aan boord zijn.

“De cursusadministratie, facturatie en supplier management zijn vaak pijnpunten van inkoop waarvoor het LMS of leerplatform een oplossing moet bieden. Zorg ervoor dat ze vanaf het begin aan boord zijn.”

9. Onthoud je einddoel

Je einddoel is niet het LMS of leerplatform succesvol in jouw organisatie integreren. Het LMS of leerplatform moet de verandering teweeg brengen die je in je doelen duidelijk hebt gemaakt. De RFP is een stap naar het bereiken van dat doel. 

Deze maand hebben we het veel over LMS-systemen, leerplatformen en alles dat daar bij komt kijken. We hebben een handboek uitgebracht dat het A-Z voor het lanceren van een LMS of leerplatform in kaart brengt. Daarnaast schreven we vorige week over het ontwikkelen van een visie op leren. Hou ons blog in de gaten en meld je aan voor de nieuwsbrief – zo mis je niets.