Stork Nederland investeert enkele miljoenen euro’s per jaar in het opleiden en ontwikkelen van personeel. Zo’n 60% hiervan gaat uit naar verplichte opleidingen. Zo behalen medewerkers de benodigde certificaten op om hun werk goed en veilig uit te voeren. De overige 40% van opleidingen is bedoeld voor de ontwikkeling en productiviteit van medewerkers. We spraken Arjan de Bruijn, HR Manager bij Stork.
Arjan werkt nauw samen met Procurement en heeft hierdoor een uniek perspectief op het creëren van een lerende organisatie – met een focus op efficiëntie. “Buiten verplichte opleidingen om investeren we ook veel in medewerkers. Hiervoor sluiten we studieovereenkomsten voor opleidingen met hoge bedragen. Met deze overeenkomsten voorkomen we dat onze investering met de medewerker de deur uitloopt. Voordat we een leerplatform hadden moest HR maar net denken aan het sluiten van zo’n overeenkomst. Omdat alle boekingen terug zijn te vinden in ons leerplatform, kunnen we gemakkelijk controleren of die studieovereenkomsten zijn gesloten – ook als een medewerker al bezig is met het volgen van een cursus.”
“Dit inzicht komt ook ten goede bij het aanvragen van subsidies. Doordat we snel terug kunnen zien welke opleidingen zijn gevolgd kunnen we deze matchen met beschikbare subsidies. Ook hier geeft dit overzicht een kostenbesparing. Op jaarbasis scheelt dat al snel vele tienduizenden euro’s. Daarbij komt het comfortabele gevoel dat je geen subsidies misloopt, waar die wel verkrijgbaar waren.” Aldus Arjan.
De druk op de Financiële Administratie afdeling reduceren
HR, Procurement en ook de Financiële Administratie komen allen onder druk te staan om te voldoen aan de grote vraag naar opleidingen vanuit een organisatie. Vooral voor die laatste afdeling betekent een grote afname van cursussen veel werk. Immers staat een grote afname gelijk aan een groot aantal facturen. Door het outsourcen van je cursusadministratie win je aan efficiëntie en verminder je de indirecte kosten van leren. Arjan verklaart: “We krijgen nu verzamelfacturen in plaats van 5.000 tot 10.000 losse facturen. Dit zijn nu zo’n 100 facturen per jaar. Het verwerken van die losse facturen kost geld (in tijd per FTE) – vaak is een bedrag tussen de 60 en 80 euro aan verwerkingskosten normaal. Iedere reductie hierin telt sterk mee in het creëren van efficiëntie”
“Voorheen werkten we samen met 350 losse opleidingsinstituten. ‘Samenwerking’ is een groot woord, want dit betekent eigenlijk dat iemand, ooit, ergens een opleiding aanvroeg.”
Leveranciersmanagement
“Voorheen werkten we samen met 350 losse opleidingsinstituten. ‘Samenwerking’ is een groot woord, want dit betekent eigenlijk dat iemand, ooit, ergens een opleiding aanvroeg. Ondanks dat we niet met iedereen een diepgaande samenwerking hadden, waren we op jaarbasis zeker 150 uur van verschillende medewerkers in onze organisatie kwijt aan supplier management. Ook waren de kortingsafspraken over het gehele opleidingsaanbod niet zo voordelig als nu – onze afname was gefragmenteerd. Nu bundelen we onze opleidingsvolumes veel meer richting een beperkt aantal instituten, waardoor we betere afspraken met suppliers kunnen maken over prijzen, kortingen, kwaliteit en samenwerking.”
“Leveranciersmanagement (bij opleidingsinstituten) is geen deel van onze ‘core-business’. Door het leveranciersmanagement uit te besteden aan Springest hebben we een extra efficiencyslag geslagen.”
“In totaal leveren deze punten een reductie van 15% op alle kosten omtrent het leren.”
Verbetering rapportages zorgt voor doeltreffende uitgaven
“Met ons leerplatform zijn rapportages accurater. We weten nu wat we besteden per business unit, manager en medewerker. Hierdoor zijn we niet meer afhankelijk van leveranciersrapportages, wat natuurlijk onwenselijk is. Door de verbeterde rapportages kunnen we ook analyseren wat we op microniveau uitgeven. We hebben bijvoorbeeld nu in beeld wat we uitgeven aan leiderschapstrainingen en we zien snel wanneer een in-company training beter is, in plaats van een drietal open inschrijvingen.”
