Het implementeren van een nieuw Learning Management Systeem (LMS) kan meer werk zijn dan gedacht. Springest nodigde Amos de Haas, L&D Consultant, Project Manager en Facilitator uit om zijn ervaring te delen over het implementeren van een LMS systeem in de zorg. Amos heeft implementatieprojecten geleid en geadviseerd voor o.a. het Martini Ziekenhuis en het Sint Lucas Andreas ziekenhuis / het O.L.V.G.
De uitdaging van een LMS implementeren in de zorg
‘’Een LMS ondersteunt het leren tot in de haarvaten van het ziekenhuis. De distributie van kennis en scholing – van trainingsruimte tot werkplek – vindt hier in plaats.’’ zegt Amos. Uit onderzoek van Springest en NIDAP is gebleken dat zelfsturing en de veranderende wet en regelgeving de grootste drijfveren zijn voor het leren in de zorg. Dit betekent dat het leren met een andere insteek wordt georganiseerd en geëvalueerd. ‘’De zorg heeft heel specifieke uitdagingen dat niet ieder LMS kan oplossen. Zo vindt het leren vaak meer gefragmenteerd plaats dan in het bedrijfsleven, en worden er meer leerproducten geconsumeerd in de zorg dan in de meeste sectoren.’’
Om goed met dit soort vereisten om te gaan hebben Springest en Amos de Haas 10 valkuilen voor jou in kaart gebracht.
1. Een LMS organiseert het leren. ‘’Je koopt geen product, maar een oplossing voor jouw probleem.’’ Het is een cliché, maar zeker bij de aanschaf van een LMS is dit waar. Het organiseren van leren is de oplossing in het geval van een LMS. Het gaat hierbij om leren breed te kunnen distribueren en te rapporteren. Inventariseer wie op welke afdeling leren aanbiedt en wat geregistreerd moet worden.
2. Verbind de visie op leren aan de visie en strategie van de organisatie. Dan is de investering ook meetbaar gemaakt in resultaat. Anders wordt een LMS de investering niet waard en ben je duurder uit omdat je uiteindelijk functionaliteiten te kort komt. Waarom? Je kan een LMS inrichting niet los zien van content. Je hebt ook een strategie nodig voor het ontwikkelen, onderhouden en aanbieden van cursussen. Vaak is dit ook datgene waar de kosten écht in zitten. Je moet een LMS dus heel goed op jouw huidige en toekomstige behoeften afstemmen.
3. Betrek alle relevante stakeholders op tijd. Er zijn implementaties misgegaan omdat er een te oude versie van de internetbrowser in het bedrijf was geïnstalleerd. Als IT van het begin af aan erbij was betrokken, was dit nooit voorgekomen. Anderzijds kan de inrichting van het personeelsbestand ook voor problemen zorgen; heb je bijvoorbeeld dubbele personeels- of locatienummers? Als dit niet van te voren duidelijk is kan het achteraf voor problemen zorgen. De implementatiefase is, mede hierdoor, het meest cruciaal.
4. De implementatiefase is cruciaal. ‘’Er zijn zoveel aanbieders dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Hou er rekening mee dat LMS aanbieders de implementatie zo goedkoop mogelijk aanbieden. Hoe goedkoper dit aanbod, hoe meer ellende je krijgt waar je niet op had gerekend. Dit zorgt vaak ook voor meer werk voor jouw eigen werknemers. Het implementeren van een LMS is meer werk dan je denkt en meer werk dan een leverancier jou vertelt. Vaak komt dit doordat hij simpelweg nog niet doorheeft hoe complex jouw organisatie is. De kans op meer werk voor jouw ICT-afdeling, de beheerder personeelssysteem en andere collega’s is groot als dit gebeurt.’’
Voorbeeld: je hebt een systeem met drie standaardrapportages. Na een korte tijd blijkt dat je meer nodig hebt dan alleen deze rapportages. Als de leverancier dit voor je doet kost het tijd en daarmee geld. Kijk dus eerst of er iemand intern is die deze rapportage zou kunnen maken en neem je mogelijkheid op in een lijst van functionele eisen.
5. Distribueer je licenties in stappen. Denk goed na over het aantal licenties dat je echt nodig hebt. Ik ken situaties waarin te weinig licenties zijn gekocht. Hierdoor waren er achteraf extra kosten. Anderzijds zijn er soms mensen die geen gebruik maken van de licenties op een LMS omdat de content niet op ze is afgestemd. Als je stapsgewijs de licenties uitdeelt hou je beter de controle op de distributie van je licenties, hierdoor bespaar je dus kosten. Dit geldt natuurlijk alleen als je een systeem hebt dat met licenties werkt, er zijn ook systemen die op een performance-based model werken.
6. Zorg ervoor dat alle processen rondom het leren in kaart zijn gebracht. Bij een implementatie is er veel te ‘’vullen’’ en in te richten. Op het gebied van onderwijs is het een vaak voorkomende klacht dat de praktijk en theorie niet altijd goed aansluiten. Dit kan bij de workflows van een LMS ook voorkomen: er is vaak een grote discrepantie tussen wat er nodig is in de echte wereld en wat digitaal is te doen. Denk bijvoorbeeld aan een workflow tussen het aanvragen, toewijzen of goedkeuren van opleidingen.
7. Het LMS is als een elektronisch patiëntendossier, maar dan voor leren. Om je keuze voor een LMS te kunnen verantwoorden naar beslissers als het bestuur moet je hun taal spreken. Leg uit hoe het LMS een tactisch instrument is om efficiënt te kunnen sturen op leren. Ook erg belangrijk: hoe deze kosten dragen aan patiëntveiligheid en kwaliteit van personeel.
8. Gebruik een LMS alleen als LMS. Overdrijf het gebruik van je LMS niet. Het is bijvoorbeeld geen communicatiesysteem of urenregistratiesysteem. Dit betekent dat de gemiddelde medewerker lang niet iedere dag op een LMS inlogt – elke maand zou al veel zijn. Het is ook niet zo dat de meeste medewerkers zo blij zijn met een LMS als de medewerkers van het leerhuis. Overschat de impact op de medewerker dus niet, maar wees realistisch; intuïtief gebruik is bijvoorbeeld ontzettend belangrijk voor een medewerker.
9.Breng in kaart wie het beheer van het systeem gaat doen. De verbinding tussen de afdeling opleiding en ICT moet hiervoor sterk zijn. Hoe eenvoudiger het systeem, hoe eenvoudiger het beheer.
10. School je interne trainers / docenten bij. Het komt nog vaak voor dat interne trainers (nog) niet het nut van e-learning inzien. Klassikale lessen zijn niet meer de enige manier van leren. Met een LMS krijgen je medewerkers meer toegang tot flexibele manieren van leren dan ooit tevoren. In de eerste helft van dit jaar brachten Springest en Nidap het HRD Trends 2016 rapport uit. Hierin blijkt dat 72% van HR professionals verwacht meer te gaan investeren in e-learning. Inmiddels is uit nieuw onderzoek gebleken dat 42% van ondervraagden al gebruik heeft gemaakt van e-learning of blended learning. De kans is dus aanwezig dat je een change-traject zal moeten starten voor jouw interne trainers.
Extra LMS-tip
Knip je contract in twee fases op.
Fase 1: Koppel het personeelssysteem. Doe in de aanbestedingsfase al onderzoek naar het risico van de koppeling tussen het LMS en het personeelssysteem. Krijgt de leverancier de koppeling niet voor elkaar? Stop dan de implementatie. Koppel eerst en ga daarna pas verder naar fase 2.
Fase 2: Het implementeren van het LMS. Deze fase vormt het grootste risico en veroorzaakt de meeste problemen, zoals:
- Het niet op orde hebben van een personeelsbestand,
- De digitale beveiligingsinstellingen (b.v. Firewall instellingen) blokkeren de koppeling tussen de LMS en jouw database. Hier heb je IT voor nodig
- Beperkingen aan de leverancierskant – bijvoorbeeld door het niet kunnen toevoegen van velden waardoor je een bepaalde rapportage niet kan maken.
Hoewel de eerste twee punten in jouw handen liggen is het belangrijk dat een leverancier hier rekening mee houdt en tijdig toegang heeft tot de juiste stakeholders om problemen te voorkomen. Hoewel er in deze fase vooral vanuit de aankopende partij moet worden gehandeld is het belangrijk dat de leverancier hier assertief is. Soms hebben zij een beter beeld van de stakeholder die een oplossing kan bieden dan jij.
Mijn missie is samen groter worden dan onszelf; daar groeit de wereld van.
Deze missie geef ik vorm door organisaties te adviseren rondom de vraag:
Wie moet wat, waarom, wanneer en hoe leren of ontwikkelen?
De implementatie van het antwoord en de veranderingen die daar mee gepaard gaan, ondersteun ik door;
• advies te geven en projectleiding op me te nemen
• inrichtingsvraagstukken te beantwoorden
• on- en offline leerprogramma’s te ontwikkelen
• managers en medewerkers te trainen en/of te coachen om professioneel invulling te geven aan leren en ontwikkelen.
