Werken zonder onrust en stress is niet alleen gezond, het is ook goed voor de productiviteit. Bij Springest is dat om beide redenen een punt van aandacht. Je moet zorgen voor een leeg ‘werkgeheugen’, want die ruimte heb je nodig. Om te focussen en om je creativiteit te benutten. Getting Things Done of GTD is een methode die helpt om gericht en geconcentreerd te kunnen werken. Hiermee kun je effectief plannen en prioriteiten stellen, zonder je flexibiliteit te verliezen. Hoe werkt deze methode en hoe vertaal je dit naar teams?
Hoe kun je zorgen voor een ‘leeg hoofd’, zowel bij jezelf als binnen je gehele organisatie? Springest deelt zijn learnings:
Getting Things Done is misschien geen nieuwe methode meer, maar het is daardoor zeker niet minder bruikbaar geworden. We willen allemaal overzicht in ons werk en leven. GTD is dé manier om je workflow systematisch te organiseren. Het gaat hierbij over uitkomsten en acties. De essentie is to get organised and focused. De manier waarop je dat doet is door alles wat je aandacht vraagt consequent te vangen en te verzamelen. Daardoor schep je rust en kun je reflecteren en creatief zijn. De vragen die je jezelf bij alles wat binnenkomt (alle zogenaamde ‘stuff’) stelt zijn: wat is de volgende actie of ‘next action’ en wat is het gewenste resultaat? Zo maak je steeds bewuste keuzes om bepaalde taken of activiteiten op te pakken en andere niet, of pas op een later moment.
Managing your inboxes
GTD consequent in de praktijk toepassen is een kunst en soms moeilijk vol te houden, maar er zijn een aantal tips die kunnen helpen. Een tip is bijvoorbeeld om de plek waar je alles verzamelt wat om aandacht vraagt, goed te organiseren. Springest gebruikt daarvoor bijvoorbeeld de tool Asana als een ‘centrale inbox’ voor het hele team. Als de tool in elk geval maar overzicht schept en doorzoekbaar is. Verwerk alles wat binnenkomt op deze plek en beperk het aantal plekken waar verse input jouw wereld binnenkomt.
Verwerk en beslis direct wat je next action wordt als er iets nieuws in deze centrale inbox binnenkomt. Hierdoor blijft iets niet onnodig in de inbox staan; niet alles vereist namelijk een next action. Door direct een besluit te nemen over wat te doen, blijft het niet rondspoken in je hoofd als iets waar nog naar gekeken moet worden. Verwerken gaat ook over de denkwijze die leidt tot een beeld van de gewenste uitkomst. Het besluit gaat over de moed om te beslissen of iets een plek verdient in je eigen wereld of niet. Maak gelijk keuzes, want daarmee stel je je prioriteiten. Neem een besluit of je je committeert aan een nieuw ‘project’ of actie en besluit vervolgens met een praktische insteek wat de meest concrete eerste fysieke actie is. Als je als organisatie dit systeem omarmt, helpt het om anderen soms even mee te laten kijken, bijvoorbeeld tijdens een weekly review van de inbox. Zo blijft het systeem betrouwbaar.
Betrouwbaar organiseren
Het systeem staat of valt met zijn betrouwbaarheid. Hiervoor heb je een vijftal overzichten nodig die je maakt vanuit je inbox: een agenda (wat je besloten hebt te doen op een bepaalde dag) een lijst met ‘next actions’, een lijst met ‘waiting for’ actions (waarvoor je nog input/acties van anderen nodig hebt), een lijst met outcome based geformuleerde projecten en een ‘someday/maybe’ lijst (waar je creatieve ideeën kwijt kunt voor een later moment). Door gebruik te maken van tags en iconen of symbolen maak je activiteiten die bij elkaar horen makkelijk vindbaar op een later moment. Zo kun je ook weer makkelijk taken plannen op basis van een bepaald type activiteit. Bijvoorbeeld: telefoontjes plegen of mails beantwoorden. Dit is soms efficiënter om achter elkaar te doen, dan steeds weer te wisselen tussen verschillende activiteiten en om te moeten schakelen.Het consequent doorlopen of ‘reviewen’ van de verschillende lijsten maakt het systeem betrouwbaar.
Do it live
Getting it done. Hier gaat het uiteindelijk om: dat je de voorgenomen acties en projecten ook voor elkaar krijgt. En op een ontspannen manier. Het gaat er niet persé om dat je gestapeld meer doet, maar wel dat de dingen die je doet je daadwerkelijk dichter bij de gewenste resultaten brengen. De vragen die je helpen om te beslissen over wat te doen, zijn: waar ben ik en wat heb ik bij mij (of wat kan ik doen)? Hoeveel tijd en hoeveel energie heb ik? En wat heeft de meeste leverage als ik dit ga doen? Dit maakt dat je gericht aan de slag gaat met de gekozen activiteit en in de juiste workflow terecht raakt. Springest vertaalt deze manier van purpose driven werken ook naar teams by ‘Getting Teams Done’ met Holacracy.
Getting Teams Done too
Holacracy is een agile managementmodel om organisaties te besturen. Het verdeelt de verantwoordelijkheden over de hele organisatie, ordent overleggen strakker en gaat uit van voortdurende aanpassingen aan het werk. Verandering is iets dat continu plaatsvindt en dat is goed, zo is de gedachte, in een wereld die continu onderhavig is aan verandering.
Het centrale idee is dat al het werk dat gedaan moet worden voor de organisatie in kaart wordt gebracht en geclusterd wordt. Net als feitelijk het geval is bij GTD. Het cluster van benodigde activiteiten voor de organisatie dat wordt een ‘rol’ en een rol wordt vervuld door een persoon. Taken die bij de rol passen, worden naar eigen inzicht uitgevoerd door de eigenaar van die rol.
Als de rollen goed gekozen zijn, heb je een structuur waarin alles een plek krijgt. Komt er een nieuwe taak op, die buiten de rollen valt, dan pakt een rol hem op tot een roloverleg of governance. Daarin wordt bekeken wat de beste oplossing is. Het overleggen heeft veel weg van het verwerken zoals GTD dat kent. Je hebt een stapel ‘stuff’ of ‘tensions’, zoals Holacracy dit noemt, en daar moet iets mee. Er is een situatie, maar daar is ruimte voor verbetering. Je gaat het plannen en doen, maar niet nadat je eerst de besluiten hebt genomen en overzicht hebt. Overzicht en controle om flexibel en productief te blijven. Daar gaat het bij beide methodes om.
Zakelijke nieuwsbrief van Springest ontvangen? Schrijf u hier in.
