24 januari 2019

• Wil jij weten hoe we bij Springest Getting Things Done gebruiken?
• Wil jij weten of GTD ook iets is voor jouw organisatie?
• Mooi, want in dit artikel gaan we in op die vragen.

In juni vindt in Amsterdam een bijzonder congres plaats.

De 1500 productiefste, effectiefste en meest inspirerende personen ter wereld komen samen voor een Getting Things Done summit. Dit congres is georganiseerd door David Allen, bestsellerauteur van het gelijknamige boek.

Van chaos in je hoofd naar een geest als water

GTD. Als de titel van je boek wordt afgekort, weet je dat je het goed hebt gedaan. David Allen is na het verschijnen ervan in 2001 uitgegroeid tot productiviteits-goeroe en ook bij Springest werken we volgens zijn beroemde GTD methode. Maar voor Springest is het meer dan dat: GTD zit in ons DNA, net zoals Holacracy, onze organisatiestructuur met zelfsturende teams.

De belangrijkste principes van GTD leren we je tijdens je eerste werkweken. Voorop staat de vraag: wat heeft je aandacht, wat zit er in je hoofd? Die dingen verwerk je door next actions te formuleren, projecten te starten, lijstjes te maken en wekelijkse GTD reviews te doen. Het doel is je hoofd leeg te maken. “A mind as water”, noemt David Allen dat. Een leeg en helder hoofd dus, dat vrij is vrij om te reageren en te creëren. Onbekommerd, zonder afleiding en super-productief. Dat soort werknemers wil elke organisatie wel. Maar past GTD binnen elke organisatie en wat is daarvoor nodig?

Is GTD alleen voor technologie nerds?

Wij vroegen het David Allen, die inmiddels al een paar jaar in Amsterdam woont, zelf. Zijn antwoord is stellig.

“Iedereen kan GTD gebruiken om productiever te worden. GTD is eerst en vooral een persoonlijke productiviteits-methode die overal en op elk moment toegepast kan worden. Iedereen die op deze wereld leeft heeft verplichtingen. Daar hoef je niet veel voor te doen, ze zijn er gewoon. Je hebt een huis, een tuin, een moeder, een baan, een kat, vrienden, een voetbalteam. Aan al die dingen committeer je je, min of meer nadrukkelijk. En daaruit volgen ontelbaar veel dingen die je moet doen. GTD helpt je simpel gezegd om die commitments aan de buitenwereld na te leven.”

Hoe kan ik GTD in mijn bedrijf introduceren?

Als bedrijf hoe je maar één ding te doen om werknemers in staat te stellen GTD toe te passen. “Laat ze mijn boek lezen”, zegt David droog. En dat meent hij. In Getting Things Done staat de methode duidelijk beschreven, daarna kun je gewoon aan de slag. Dat is dan ook precies wat we bij Springest aan al onze “newbees” vragen. Voor de een een worsteling, voor de ander een openbaring, maar voor iedereen verplicht. Door het boek te lezen raakt iedereen bekend met het vocabulaire van David Allen, en spreken we dezelfde taal. Dat is essentieel. Als jij me vraagt: hoe zit het met dit rapport en ik zeg: dat staat op mijn “waiting for”, weten we allebei wat dat betekent. Dat kan uit je hoofd. Zo krijg je dus een geest als water.

Voor wie echt liever in de praktijk leert zijn er gelukkig cursussen en coaches die door de David Allen company zelf gecertificeerd zijn.

Stop (!) met micro-managen

Simpel dus, maar er is een keerzijde; als organisatie kun je niet makkelijk opleggen aan mensen hoe ze GTD toepassen. Iedereen moet daarin zijn eigen weg vinden. Bovendien moet je dat niet te veel willen sturen, zegt David Allen. Het enige waarop je je werknemers uiteindelijk kunt aanspreken zijn resultaten. Paradoxaal hieraan is dat iemands persoonlijke manier van werken een grote impact kan hebben op de hele organisatie. Je moet dus op een of andere manier als bedrijf de kwaliteit waarborgen van een systeem dat in essentie persoonsgebonden is.

Zorg voor een goede GTD coach

Bij Springest doen we dat door periodieke reviews die worden uitgevoerd door GTD-rollen: collega’s die GTD ademen en andere collega’s helpen en adviseren. Zoals Detmar:

“Getting Things Done begrijpen is een ding, maar het toepassen en het eigen maken is voor velen een persoonlijk doel. Niet alleen om evenwicht te realiseren op werk, maar ook in je persoonlijke leven. Als GTD coach heb ik de rol collega’s te helpen dit leerdoel te bereiken, zodat GTD een gewoonte wordt. Bij Springest hebben we 5 levels gedefinieerd om dat te ondersteunen. In combinatie met Holacracy vormt het de basis van hoe we bij Springest werken en communiceren”

Daarnaast hebben we een paar duidelijke afspraken gemaakt, bijvoorbeeld over hoe snel we op elkaars taken reageren, welke tools we gebruiken en dat we aan elk project een “Why now” toevoegen. In een Why Now staat waarom je er nu voor kiest aan dit project te werken, welke impact het heeft en hoe het aansluit op de strategie van je cirkel. Dat is niet vereist vanuit GTD, maar voor ons is het wel nodig om GTD als organisatie te gebruiken. Ten slotte raadt David aan te leren van elkaar. “Laat je collega’s gewoon zien: kijk zo doe ik het, dit is mijn systeem.”

Wil jij ook een geest als water krijgen? Op Springest.nl kun je gratis brochures aanvragen voor GTD trainingen. We kunnen ook een GTD training voor jou en je collega’s op locatie organiseren.

Wil je meer weten over hoe je GTD in een organisatie toepast en ben je van plan naar het GTD summit te gaan? Mis dan niet spreker Dean Acheson,  die als vroegere mentor van David Allen aan de wieg van GTD heeft gestaan en het zal hebben over “open loops” in organisaties.