Eind januari startte opleidingsinstituut en datapartner Novalinq met het gebruik van Springest Suite, het nieuwe, complete softwarepakket voor opleidingsadministratie van Springest. We vroegen Jorn Diephuis van Novalinq als een van de eerste gebruikers naar zijn ervaringen. “Dit neemt een hele hoop zorgen en fouten weg.”

Novalinq verzorgt verschillende opleidingsprogramma’s op het gebied van datascience, artificial intelligence en big data. Normaal gesproken zijn dit klassikale trainingen. Hoewel de coronacrisis business as usual een beetje vertekend heeft, verwelkomen deze gemiddeld zo’n 100 tot 150 deelnemers. 

Jorn Diephuis is verantwoordelijk voor het stroomlijnen van de interne processen bij deze opleider en expert in data-analyse, data science en data engineering. En daar kwamen voor het gebruik van Springest Suite vrij veel manuele handelingen te pas, vertelt hij. “Iemand meldde zich aan voor een opleiding, dat kwam dan in het CRM-systeem terecht, dat moest vervolgens dan weer naar een facturatieomgeving gebracht worden, en vervolgens moest dat dan handmatig aan het inschrijfproces zelf gekoppeld worden.” Door het gebruik van meerdere systemen, ontbrak het Jorn bovendien aan een goed overzicht van waar elke deelnemer precies stond in het opleidingsproces. 

Dit neemt een hele hoop zorgen en fouten weg.

Springest Suite: alle processen rondom inschrijvingen in één systeem

In Springest Suite is de status van elke deelnemer inzichtelijk en zijn de afzonderlijke stappen binnen inschrijvingen eenvoudig te automatiseren – inclusief communicatie richting deelnemers. Je publiceert met deze tool je leerproducten vanuit één plek op meerdere sites tegelijk en kunt diverse processen automatiseren, zoals het versturen van verschillende e-mails en facturen. 

Dit was dan ook de voornaamste reden dat Jorn besloot met Springest Suite te gaan werken: “Dat je met één systeem waar je een maandelijks bedrag voor kan betalen al je inschrijvingen kunt registreren en in één omgeving ziet welke deelnemers er zijn voor een opleiding. En dat je weet dat de inschrijving goed verloopt en dat mensen geattendeerd worden op de start van de opleiding. Dat zijn allemaal zaken die goed bij ons pasten.”

Handig voor variabele opleidingsdata

Het systeem is vooral handig als je met variabele data werkt, meent Jorn, zoals bij hen ook het geval: “De eerste twee dagen kunnen op een maandag plaatsvinden en de derde, vierde en vijfde dag op een woensdag. Dat moest je voorheen dus eigenlijk allemaal handmatig invoeren.” Op Springest had Novalinq deze data al ingevoerd. “Daar staat het allemaal overzichtelijk en daar halen we ook altijd onze reviews op. Toen Suite voorbij kwam, waarin dat allemaal samenkwam, was dat een hele mooie oplossing voor ons.” 

Bekijk hier alle tools van Springest Suite.

“Ik heb veel onderzoek gedaan naar alternatieve tooling, maar er was geen specifieke opleidingstool beschikbaar, of je komt uit op een Engelstalige omgeving of een combinatie van verschillende tooling die je dan bij elkaar probeert te brengen. Daarom was dit een hele goede oplossing voor ons.”

Het is heel logisch opgebouwd. Je hebt het snel door. Ik vind dat heel prettig.

Meer overzicht bij het inschrijvingsproces

Springest Suite biedt diverse tools voor opleidingsadministratie, maar Jorn’s favorieten zijn het planningsoverzicht en is het inschrijfproces. “We gebruiken primair de inschrijfmogelijkheid. Zodat als iemand zich inschrijft op de website, die dan direct in Springest Suite terechtkomt en daar dan de inschrijving kan afronden. Daarin wordt de inschrijving ook geautomatiseerd gecommuniceerd naar de deelnemer. Dat is voor ons al heel erg goed en fijn. Dit neemt een hele hoop zorgen en fouten weg.”

Eén centrale tool voor je opleidingsadministratie op meerdere platforms

Daarnaast is de standaardisatie van de opleidingsinformatie richting andere platforms een van de favorieten van Jorn; “dat je daar eigenlijk weinig omkijken meer naar hebt.” Novalinq gebruikt het momenteel als de standaardomgeving voor de content op Springest en wil het nu ook gaan koppelen aan de Edudex-omgeving. Zo wordt Springest Suite dan de centrale tool om alle opleidingsinformatie goed te communiceren richting alle platforms. “Dat was echt wel een heel groot probleem, omdat je er een beetje gek van wordt om steeds na te lopen of alles wel klopt. Het voorkomt gewoon fouten. Dit is heel belangrijk ook richting klanten. Dat je in ieder geval weet dat de data er goed instaan.”

Wat ook heel belangrijk is, volgens Jorn, is het gebruiksgemak. “Het is heel logisch opgebouwd. Je hebt het snel door. Ik vind dat heel prettig.”

Ik denk dat je zeker wel twee of drie dagen tijdwinst hebt per maand – puur in de planning en de hele afhandeling van je inschrijvingen.

Diverse systeemkoppelingen

Novalinq heeft een koppeling gemaakt Mailchimp voor de communicatie richting deelnemers en is nog bezig om meer systeemkoppelingen te maken. “We hebben nog wel een apart CRM-systeem, maar dat komt doordat we naast opleidingen ook consultancy-opdrachten doen en andere coachingstrajecten. Voor het downloaden van een brochure, moeten we ook nog ons CRM-systeem gebruiken. Maar we zijn ook bezig om te kijken naar een ander CRM-systeem.” 

Jorn geeft aan dat hij de vrijheid heeft om continu te testen wat het beste werkt voor hun eigen verkoopkanaal. “Daarin worden we steeds een beetje beter en daar is Springest Suite ook een belangrijk onderdeel van.”

Tijdwinst

Het levert volgens Jorn nog niet direct aan de voorkant meer business op, maar wel aan de achterkant: door tijd te besparen. En doordat je overal goed staat. Jorn: “Ik denk dat je zeker wel twee of drie dagen tijdwinst hebt per maand – gewoon puur in de planning en de hele afhandeling van je inschrijvingen.”

Een vertrouwde omgeving

Maar tijd is niet de enige winst volgens Jorn: “Ik denk dat dit voor de business de belangrijkste toegevoegde waarde is: dat je naar je klanten toe een hele vertrouwde omgeving kan leveren. Doordat je dit gebruikt, zullen klanten ook het vertrouwen hebben dat ze zich goed kunnen inschrijven. Dat was ook een belangrijke reden voor ons om Springest daarvoor te gebruiken. Dat je in een goede, solide omgeving staat waar de inschrijving kan plaatsvinden. Niet dat je in een of andere amateurische omgeving staat, van goh, wat is dit dan?”

Een betere uitstraling naar de klant

Ditzelfde geldt volgens Jorn voor incompany-aanvragen, omdat je met Springest Suite hiervoor één aanspreekpunt hebt voor de planning. “In Suite kun je iemand een lead-functie geven namens de klant. Deze kan dan ook de hele planning bijhouden van de deelnemers die daaraan mee gaan doen. Dat is gewoon heel goed.” In deze omgeving kunnen alle data bekeken worden en kunnen klanten zien dat het goed ingepland staat. “Het vertrouwen en de kwaliteit die deze omgeving biedt, draagt alleen maar bij aan de uitstraling naar de klant.” 

“Als je dit niet hebt, ben je alleen maar bezig met het aanmaken van acties voor jezelf in je CRM: Dan moet dat mailtje eruit. Gaat dat dan wel op de juiste titel? Het voorkomt gewoon een hele hoop fouten wat tot irritatie kan leiden bij de klant.”

Niet bang zijn om iets nieuws te proberen

De grootste uitdaging voor Jorn bij de ingebruikname van het softwarepakket was het technische stuk: “Hoe maak je het allemaal goed werkend? Daar hebben we goed hulp in gehad, maar daar moet je even doorheen. Het vergt even tijd om te kijken hoe alles aangeklikt moet worden. En hoe het dan ook in Springest staat.”

Als tip voor overstappers geeft hij aan dat je met het aanmaken van nieuwe content in Springest Suite er wel even rekening mee moet houden dat dit effect kan hebben op je ranking in Springest: “Als je de titel van je training aanpast in Suite, kan het voorkomen dat je even wegvalt in de ranking. Maar dat hebben we opgelost.”

“Je moet ook niet te bang zijn om te kijken hoe dat dan gaat. Het lost zich allemaal wel weer op. Proberen! En voor vragen hebben we een direct communicatiekanaal met Springest op Slack. Dat is wel heel prettig. Als het even onduidelijk is, dan kun je gelijk even chatten. Dat is perfect.”

Je richt het één keer in, en van daaruit kunnen mensen zich inschrijven en heb je eigenlijk geen omkijken meer naar de inschrijving en de facturatie. Dat is gewoon heel erg goed.

Toekomstplannen: planning, facturatie en lead-opvolging

Hoewel dit ook kan, maakt Novalinq nog geen gebruik van de planningstool voor de agenda’s van de trainers. “We hebben dit nu ingeregeld in een Clickup-omgeving, zodat de docenten zien wat ze vijf weken voorafgaand aan de opleidingen moeten gaan doen. Maar dat is wel iets wat nog kan komen. Je hebt namelijk wel heel makkelijk overzicht voor de planning in Springest Suite. Nu gebruik ik het meer voor de deelnemers.”

Ook maken zij nog geen gebruik van automatische facturatie via Springest Suite, omdat zij niet met het momenteel gekoppelde Moneybird werken. “Als je dat wel het geval was geweest, was dat echt fantastisch geweest, want dan heb je het allemaal in één omgeving staan. Als er meerdere boekhoudsystemen op aangesloten kunnen gaan worden, zijn we de eerste die dat gaan gebruiken.”

En als future request geeft Jorn aan dat het nog een mooie toevoeging zou zijn als brochures downloaden voortaan ook via Suite zou kunnen worden geregeld. “Je hebt nu maar één download-mogelijkheid, maar je wilt dit eigenlijk ook gewoon in één omgeving hebben.” Daarnaast zouden meer koppelingen natuurlijk ook prettig zijn. “Als je bijvoorbeeld meer andere boekhouding- of CRM-systemen hieraan kunt koppelen, en dat het je het nog meer als een completer CRM-systeem kunt gaan gebruiken.” 

Hierin blijven we Springest Suite absoluut nog verder doorontwikkelen.

“Hoe groter je aanbod, hoe meer profijt”

Jorn zou Springest Suite zeker aanraden aan andere opleiders. “Wij zijn misschien een wat kleinere opleider, maar als je een breder aanbod hebt, zul je er zeker nog wel meer profijt van hebben dan wat wij ervan ervaren, omdat je in één omgeving alles kan beheren. En als je daar dan ook nog je facturatie aan kan koppelen… Dan is de prijs-kwaliteit gewoon heel erg goed en heb je een hele mooie deal.”

“Je richt het één keer in, en van daaruit kunnen mensen zich inschrijven en heb je eigenlijk geen omkijken meer naar de inschrijving en de facturatie. Dat is gewoon heel erg goed. Dus ik zou het zeker aanbevelen. Ik denk dat het voor opleiders heel veel toegevoegde waarde heeft.”

Vraag hier vrijblijvend een demo aan van Springest Suite.

Meer over Novalinq

Er werken op dit moment negen mensen in het team van Novalinq, waarvan zes docenten. Deze doceren ook op hogescholen, zoals InHolland, de Hogeschool van Amsterdam en de Haagse Hogeschool. De opleidingsprogramma’s van Novalinq zijn 3 tot 12 dagen durende programma’s; van korte theoretische cursussen over het gebruik van big data tot een volledig omscholingstraject naar advanced data-analist. Daarnaast biedt Novalinq ook incompany-trajecten aan en maatwerk-coaching voor klanten met een hele specifieke opleidingsvraag. 

Novalinq heeft ook ruime ervaring met implementeren van data in organisaties. Als data partner kunnen zij kickstarten, adviseren, ondersteuning aanbieden of een dataproject van A tot Z uitvoeren.